BAB 8. Surat Elektronik
A. MENGENAL E-MAIL
Surat elektronik atau e-mail merupakan salah satu layanan di internet yang dalam bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai surat elektronik. Melalui e-mail ini para pemakai internet dapat berkomunikasi, mengirim pesan, berita atau data berupa file sebagai lampiran tanpa menggunakan kertas. Dapat pula kamu menerima berita secara rutin dari grup diskusi atau mailing list yang sebelumnya kamu telah mendaftar. Supaya kamu dapat memiliki alamat e-mail, maka kamu harus menghubungi penyedia layanan e-mail di internet.
Untuk dapat mengirim dan menerima e-mail, kamu harus memiliki alamat e-mail atau e-mail address terlebih dahulu. E-mail yang dapat kamu gunakan ada dua macam, yaitu:
1. e-mail berbasis web, merupakan e-mail yang pada saat mengirim atau menerima pesan harus melalui sebuah situs web yang biasa disebut web mail. E-mail ini bersifat gratis dan menuntut untuk senantiasa terhubung dengan internet pada saat menggunakannya. Beberapa situs web yang menyediakan fasilitas e-mail gratis, antara lain www.yahoo.com, www.hotmail.com, www.plasa.com, www.lycos. com, dan lain-lain.
2. e-mail berbasis client, e-mail yang membutuhkan perangkat lunak khusus untuk mengelolanya, seperti perangkat lunak Microsoft Outlook. Perangkat lunak ini menyediakan berbagai keperluan untuk menulis dan menyunting e-mail, sehingga dalam menggunakannya kita tidak perlu terhubung dengan internet, kecuali pada saat menerima dan mengirim e-mail saja.
Sebuah alamat e-mail secara umum terbagi menjadi dua bagian. Bagian pertama disebut mailbox atau kotak surat dan bagian kedua disebut mailserver atau komputer tempat kotak surat itu berada. Penulisan alamat e-mail secara umum, pola dasarnya adalah user_id@domain. Berikut ini beberapa contoh penulisan alamat e-mail, anakpintar@telkom.net, rina- 18@hotmail.com, m_ridwan@yahoo.co.id, dan fadli_sh@plasa.com.
B. MEMBUAT ALAMAT E-MAIL
Untuk memiliki alamat e-mail, kamu harus memperhatikan kemampuan layanan server e-mail, apakah memberi layanan e-mail 24 jam atau dalam jangka waktu tertentu, agar tidak akan menyulitkan kamu dalam mengakses internet. Jika pemakai adalah orang yang sering bepergian jauh, maka ia membutuhkan layanan e-mail yang dapat diakses kapan dan di mana saja. Bagi pemakai yang banyak berkirim atau menerima e-mail ataupun file-file dalam ukuran besar, maka ia membutuhkan ukuran mailbox yang cukup besar.
Supaya kamu dapat memiliki alamat e-mail, kamu harus menghubungi situs penyedia layanan e-mail, baik gratis maupun bayar. Pada contoh ini, kamu akan membuat e-mail di plasa.com. yang menyediakan e-mail gratis. Langkah-langkah untuk membuat alamat e-mail di Plasa.Com adalah sebagai berikut.
1. Aktifkan Internet Explorer, ketik www.plasa.com pada Address bar, lalu tekan Enter. Selanjutnya akan tampil halaman web plasa.com seperti gambar 8.1. Selanjutnya perhatikan kotak Plasa Mail, di dalamnya terdapat kotak isian user ID dan password bagi pengunjung yang sudah memiliki alamat e-mail di plasa.com. Sementara itu, bagi yang ingin membuat alamat e-mail baru, klik tulisan daftar yang ada di bawah kotak isian Plasa Mail.
2. Selanjutnya, muncul tampilan formulir pendaftaran, mulailah mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh plasa.com sesuai dengan biodata kamu.
4. Setelah kamu selesai mengisi data diri, pada bagian terakhir lembar pendaftaran kemudian pilih pertanyaan, kemudian isi jawaban yang dapat mengingatkan jika suatu saat kamu lupa password-nya.
5. Setelah selesai mengisi formulir pendaftaran, klik tombol Daftarkan. Apabila User ID yang kamu buat telah dimiliki orang lain, maka akan tampil informasi seperti gambar 8.4 bahwa User tersebut telah ada sehingga kamu harus mengetikkan user ID baru.
7. Setelah User ID diganti dengan yang baru, lakukan langkah yang sama dengan langkah nomor 5, yaitu klik tombol Daftarkan. Jika pendaftaran berhasil maka akan tampil halaman web seperti gambar 8.6, selanjutnya tekan tombol Klik Disini Untuk Login.
C. MEMBACA E-MAIL
Setelah kamu menekan tombol Klik Disini Untuk Login, berikut akan tampil halaman untuk Login seperti pada gambar 8.7. Untuk membuka e-mail yang sudah kamu buat, ikuti langkah-langkah berikut ini.
1. Masukkan User ID dan Password, lalu klik Login atau tekan Enter sampai muncul halaman pertama seperti pada gambar 8.8. Pada halaman ini, terdapat beberapa link pilihan untuk langkah berikutnya.
• Kotak Surat, dipilih untuk melihat daftar e-mail yang masuk lalu membaca isinya.
• Tulis Surat, dipilih untuk menulis e-mail lalu mengirimkannya
• Folder, dipilih untuk melihat daftar e-mail yang masuk dan keluar.
• Ubah Password, dipilih untuk mengganti password.
• Bantuan, dipilih untuk membaca beberapa penjelasan mengenai e-mail di plasa.com.
2. Untuk membaca e-mail maka kita pilih Kotak Surat, selanjutnya akan muncul tampilan daftar e-mail masuk seperti pada gambar 8.9. Untuk membaca isi surat, klik si pengirim e-mail pada kolom From, pada gambar 8.9 pengirim pertama e-mail adalah Webmaster Plasa. Com.
2. Untuk menulis surat klik link Tulis Surat, akan tampil halaman untuk menulis surat seperti pada gambar 8.12. Ketiklah alamat e-mail yang akan kamu tuju pada kotak isian To dan topik surat pada kotak isian Subject. Kamu dapat menggunakan fasilitas CC (Carbon copy) untuk mengirim ke alamat lain. BCC (Blind Carbon-copy) untuk memberitahukan kepada penerima berita asli bahwa copy berita juga dikirimkan kepada orang lain
E. MEMBALAS DAN MENERUSKAN E-MAIL YANG DITERIMA
Setelah membaca e-mail yang masuk, biasanya kita dapat meneruskan, atau membalas e-mail tersebut. Membalas e-mail, maksudnya mengirim balasan kepada orang yang mengirim e-mail kepada kita. Meneruskan e-mail, maksudnya mengirimkan e-mail yang kita terima ke alamat lain. Untuk dapat meneruskan, klik tombol Teruskan, ketik alamat e-mail yang dituju, lalu klik tombol Kirim untuk mengirim surat.
Untuk membalas e-mail, kamu dapat langsung membalasnya dengan cara mengklik tombol Balas. kamu tidak perlu mengetikkan alamat email karena secara otomatis kotak To akan terisi oleh alamat e-mail yang ingin kamu balas. Kemudian ketikkan isi surat balasan, setelah selesai klik tombol Kirim. Sebagai contoh setelah kamu berhasil membuat alamat e-mail, webmaster tempat kita membuat e-mail akan otomatis mengirim surat pertama yang berisi tentang ucapan selamat datang, peraturan menjadi pengguna e-mail, dan lain-lain. Begitu pun di Plasa.Com, webmasternya akan mengirim e-mail pertama ke alamat e-mail kita. Perhatikan gambar 8.14 setelah tombol balas diklik secara otomatis alamat pengirim e-mail masuk ke kotak To, begitu pun dengan Subject-nya, gambar 8.15 merupakan tulisan balasannya.
F. MENYERTAKAN LAMPIRAN PADA E-MAIL
Kamu dapat menyertakan lampiran melalui fasilitas Attachment atau sisipan, berupa file pada saat mengirim e-mail. File yang dapat dilampirkan seperti file pengolah kata, pengolah angka, gambar, dan lain-lain. Untuk menambahkan lampiran pada e-mail, ikuti langkah-langkah berikut ini.
1. Sebelum menulis e-mail, siapkan terlebih dahulu file-file yang akan digunakan sebagai lampiran. Tulis isi surat, lalu klik tombol Lampirkan File, selanjutnya ditampilkan halaman untuk memasukkan lampiran-lampiran seperti gambar 8.16.
G. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN E-MAIL
Komunikasi menggunakan e-mail tentu memberikan beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut.
1. Lebih cepat pengirimannya dibandingkan surat yang biasa dilakukan selama ini.
2. Kerahasiaan terjamin karena kamu memiliki kotak pos dari alamat yang sudah di-password.
3. Waktu dan tempat mengirim dan membaca e-mail fleksibel dapat dilakukan kapan dan di mana saja selama bisa terhubung dengan internet.
4. Dapat menyimpan dengan baik setiap informasi atau file yang dianggap penting.
5. Dapat mengirim surat ke beberapa alamat dalam satu kali kirim.
Di samping banyak keuntungan yang didapatkan, ada beberapa kerugian menggunakan e-mail, antara lain sebagai berikut.
1. Kesalahan penulisan alamat dapat mengakibatkan e-mail tidak sampai ke tujuan, sehingga kita dituntut untuk teliti dalam menuliskan alamat e-mail yang dituju.
2. E-mail dapat hilang jika penyedia layanan internet terpaksa menghilangkan atau menolak sejumlah e-mail karena kotak pos sudah penuh.
3. Pada saat lalu lintas jaringan internet padat, dapat pula mengakibatkan e-mail gagal terkirim
4. Komunikasi dapat terhambat jika terlambat membuka e-mail, sehingga dibutuhkan kedisiplinan dalam membuka e-mail.
5. Harus senantiasa menggunakan perangkat teknologi tertentu untuk mengakses internet, jika berada di tempat yang belum tersedia fasilitas tersebut, maka kita tidak dapat mengirim dan membuka e-mail
Surat elektronik atau e-mail merupakan salah satu layanan di internet yang dalam bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai surat elektronik. Melalui e-mail ini para pemakai internet dapat berkomunikasi, mengirim pesan, berita atau data berupa file sebagai lampiran tanpa menggunakan kertas. Dapat pula kamu menerima berita secara rutin dari grup diskusi atau mailing list yang sebelumnya kamu telah mendaftar. Supaya kamu dapat memiliki alamat e-mail, maka kamu harus menghubungi penyedia layanan e-mail di internet.
Untuk dapat mengirim dan menerima e-mail, kamu harus memiliki alamat e-mail atau e-mail address terlebih dahulu. E-mail yang dapat kamu gunakan ada dua macam, yaitu:
1. e-mail berbasis web, merupakan e-mail yang pada saat mengirim atau menerima pesan harus melalui sebuah situs web yang biasa disebut web mail. E-mail ini bersifat gratis dan menuntut untuk senantiasa terhubung dengan internet pada saat menggunakannya. Beberapa situs web yang menyediakan fasilitas e-mail gratis, antara lain www.yahoo.com, www.hotmail.com, www.plasa.com, www.lycos. com, dan lain-lain.
2. e-mail berbasis client, e-mail yang membutuhkan perangkat lunak khusus untuk mengelolanya, seperti perangkat lunak Microsoft Outlook. Perangkat lunak ini menyediakan berbagai keperluan untuk menulis dan menyunting e-mail, sehingga dalam menggunakannya kita tidak perlu terhubung dengan internet, kecuali pada saat menerima dan mengirim e-mail saja.
Sebuah alamat e-mail secara umum terbagi menjadi dua bagian. Bagian pertama disebut mailbox atau kotak surat dan bagian kedua disebut mailserver atau komputer tempat kotak surat itu berada. Penulisan alamat e-mail secara umum, pola dasarnya adalah user_id@domain. Berikut ini beberapa contoh penulisan alamat e-mail, anakpintar@telkom.net, rina- 18@hotmail.com, m_ridwan@yahoo.co.id, dan fadli_sh@plasa.com.
B. MEMBUAT ALAMAT E-MAIL
Untuk memiliki alamat e-mail, kamu harus memperhatikan kemampuan layanan server e-mail, apakah memberi layanan e-mail 24 jam atau dalam jangka waktu tertentu, agar tidak akan menyulitkan kamu dalam mengakses internet. Jika pemakai adalah orang yang sering bepergian jauh, maka ia membutuhkan layanan e-mail yang dapat diakses kapan dan di mana saja. Bagi pemakai yang banyak berkirim atau menerima e-mail ataupun file-file dalam ukuran besar, maka ia membutuhkan ukuran mailbox yang cukup besar.
Supaya kamu dapat memiliki alamat e-mail, kamu harus menghubungi situs penyedia layanan e-mail, baik gratis maupun bayar. Pada contoh ini, kamu akan membuat e-mail di plasa.com. yang menyediakan e-mail gratis. Langkah-langkah untuk membuat alamat e-mail di Plasa.Com adalah sebagai berikut.
1. Aktifkan Internet Explorer, ketik www.plasa.com pada Address bar, lalu tekan Enter. Selanjutnya akan tampil halaman web plasa.com seperti gambar 8.1. Selanjutnya perhatikan kotak Plasa Mail, di dalamnya terdapat kotak isian user ID dan password bagi pengunjung yang sudah memiliki alamat e-mail di plasa.com. Sementara itu, bagi yang ingin membuat alamat e-mail baru, klik tulisan daftar yang ada di bawah kotak isian Plasa Mail.
Gambar 8.1
Halaman depan plasa.com
2. Selanjutnya, muncul tampilan formulir pendaftaran, mulailah mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh plasa.com sesuai dengan biodata kamu.
Gambar 8.2 Formulir pendaftaran plasa.com
3. Penulisan User ID dapat menggunakan huruf (a − z), angka (0 − 9),
dan tanda (garis bawah, minus, dan titik). Selain itu, tidak dapat
digunakan. Perhatikan gambar 8.3, User ID diisi dengan ujang_s.
Membuat password harus yang mudah diingat, tetapi sulit ditebak
oleh orang lain. Jika password yang dibuat diketahui oleh orang lain,
maka orang tersebut dapat membaca surat-surat yang kamu terima.
Gambar 8.3 Formulir pendaftaran lanjutan
4. Setelah kamu selesai mengisi data diri, pada bagian terakhir lembar pendaftaran kemudian pilih pertanyaan, kemudian isi jawaban yang dapat mengingatkan jika suatu saat kamu lupa password-nya.
5. Setelah selesai mengisi formulir pendaftaran, klik tombol Daftarkan. Apabila User ID yang kamu buat telah dimiliki orang lain, maka akan tampil informasi seperti gambar 8.4 bahwa User tersebut telah ada sehingga kamu harus mengetikkan user ID baru.
Gambar 8.4 Tampilan jika terjadi error
6. Kemudian User ID harus diganti dengan yang lain, perhatikan gambar
8.5 User ID ujang_s telah diganti dengan u_sigarantang
Gambar 8.5 Penggantian User ID
7. Setelah User ID diganti dengan yang baru, lakukan langkah yang sama dengan langkah nomor 5, yaitu klik tombol Daftarkan. Jika pendaftaran berhasil maka akan tampil halaman web seperti gambar 8.6, selanjutnya tekan tombol Klik Disini Untuk Login.
Gambar 8.6 Halaman jika berhasil mendaftar
C. MEMBACA E-MAIL
Setelah kamu menekan tombol Klik Disini Untuk Login, berikut akan tampil halaman untuk Login seperti pada gambar 8.7. Untuk membuka e-mail yang sudah kamu buat, ikuti langkah-langkah berikut ini.
Gambar 8.7 Halaman untuk Login
1. Masukkan User ID dan Password, lalu klik Login atau tekan Enter sampai muncul halaman pertama seperti pada gambar 8.8. Pada halaman ini, terdapat beberapa link pilihan untuk langkah berikutnya.
• Kotak Surat, dipilih untuk melihat daftar e-mail yang masuk lalu membaca isinya.
• Tulis Surat, dipilih untuk menulis e-mail lalu mengirimkannya
• Folder, dipilih untuk melihat daftar e-mail yang masuk dan keluar.
• Ubah Password, dipilih untuk mengganti password.
• Bantuan, dipilih untuk membaca beberapa penjelasan mengenai e-mail di plasa.com.
Gambar 8.8 Halaman pertama e-mail
2. Untuk membaca e-mail maka kita pilih Kotak Surat, selanjutnya akan muncul tampilan daftar e-mail masuk seperti pada gambar 8.9. Untuk membaca isi surat, klik si pengirim e-mail pada kolom From, pada gambar 8.9 pengirim pertama e-mail adalah Webmaster Plasa. Com.
Gambar 8.9 Daftar e-mail masuk
Gambar 8.10 Tampilan isi e-mail
3. Untuk menutup e-mail kamu dapat meng-klik tombol LOGOUT di
sebelah kiri atau tekan tombol Close pada jendela Internet Explorer.
D. MENGIRIM E-MAIL
Pada saat akan mengirim e-mail, sebaiknya tulisan dalam e-mail
tidak menggunakan huruf kapital, karena huruf kapital menggambarkan
kondisi sedang marah. Isi e-mail jangan sampai terlalu panjang, tidak
perlu basa-basi, seperti dalam tulisan surat biasa. Hal ini dimaksudkan
dalam rangka menghemat. Pastikan sebelum menulis e-mail, kamu sudah
memiliki alamat e-mail yang dimaksud. Untuk mengirim surat pada email
Plasa.Com langkahnya adalah berikut ini.
1. Aktifkan Internet Explorer, ketik www.plasa.com pada Address bar,
lalu tekan Enter. Selanjutnya akan tampil halaman web Plasa.Com,
ketikkan User ID dan passwordnya pada kotak Plasa Mail, lalu tekan
Enter atau klik tombol Login. Selanjutnya akan ditampilkan halaman
pertama e-mailmu seperti pada gambar 8.11.
Gambar 8.11 Halaman pertama e-mail
2. Untuk menulis surat klik link Tulis Surat, akan tampil halaman untuk menulis surat seperti pada gambar 8.12. Ketiklah alamat e-mail yang akan kamu tuju pada kotak isian To dan topik surat pada kotak isian Subject. Kamu dapat menggunakan fasilitas CC (Carbon copy) untuk mengirim ke alamat lain. BCC (Blind Carbon-copy) untuk memberitahukan kepada penerima berita asli bahwa copy berita juga dikirimkan kepada orang lain
Gambar 8.12 Menulis alamat e-mail
3. Kemudian ketikkan isi surat pada kotak yang telah disediakan,
perhatikan etika dan aturan menulis e-mail. Setelah selesai menulis
e-mail, klik tombol Kirim untuk mengirim e-mail ke alamat yang
dimaksud.
Gambar 8.13 Menulis isi e-mail
E. MEMBALAS DAN MENERUSKAN E-MAIL YANG DITERIMA
Setelah membaca e-mail yang masuk, biasanya kita dapat meneruskan, atau membalas e-mail tersebut. Membalas e-mail, maksudnya mengirim balasan kepada orang yang mengirim e-mail kepada kita. Meneruskan e-mail, maksudnya mengirimkan e-mail yang kita terima ke alamat lain. Untuk dapat meneruskan, klik tombol Teruskan, ketik alamat e-mail yang dituju, lalu klik tombol Kirim untuk mengirim surat.
Untuk membalas e-mail, kamu dapat langsung membalasnya dengan cara mengklik tombol Balas. kamu tidak perlu mengetikkan alamat email karena secara otomatis kotak To akan terisi oleh alamat e-mail yang ingin kamu balas. Kemudian ketikkan isi surat balasan, setelah selesai klik tombol Kirim. Sebagai contoh setelah kamu berhasil membuat alamat e-mail, webmaster tempat kita membuat e-mail akan otomatis mengirim surat pertama yang berisi tentang ucapan selamat datang, peraturan menjadi pengguna e-mail, dan lain-lain. Begitu pun di Plasa.Com, webmasternya akan mengirim e-mail pertama ke alamat e-mail kita. Perhatikan gambar 8.14 setelah tombol balas diklik secara otomatis alamat pengirim e-mail masuk ke kotak To, begitu pun dengan Subject-nya, gambar 8.15 merupakan tulisan balasannya.
Gambar 8.14 Membalas e-mail
Gambar 8.15 Menulis e-mail balasan
F. MENYERTAKAN LAMPIRAN PADA E-MAIL
Kamu dapat menyertakan lampiran melalui fasilitas Attachment atau sisipan, berupa file pada saat mengirim e-mail. File yang dapat dilampirkan seperti file pengolah kata, pengolah angka, gambar, dan lain-lain. Untuk menambahkan lampiran pada e-mail, ikuti langkah-langkah berikut ini.
1. Sebelum menulis e-mail, siapkan terlebih dahulu file-file yang akan digunakan sebagai lampiran. Tulis isi surat, lalu klik tombol Lampirkan File, selanjutnya ditampilkan halaman untuk memasukkan lampiran-lampiran seperti gambar 8.16.
Gambar 8.16 Kotak sisipan untuk lampiran
2. Klik tombol Browse untuk mencari file yang akan disertakan, kemudian
akan ditampilkan kotak dialog Choose file seperti gambar 8.17.
3. Klik file yang dimaksud, selanjutnya klik tombol Open. Perhatikan
gambar 8.18, file lampiran sudah masuk di kotak sisipan pertama.
4. Jika file yang ingin dilampirkan lebih dari satu, maka dapat kamu
lakukan dengan langkah yang sama. Selanjutnya e-mail siap untuk
dikirim dengan mengklik tombol Kirim.
Gambar 8.17 Kotak dialog Choose file
Gambar 8.18 File lampiran sudah masuk
G. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN E-MAIL
Komunikasi menggunakan e-mail tentu memberikan beberapa keuntungan, antara lain sebagai berikut.
1. Lebih cepat pengirimannya dibandingkan surat yang biasa dilakukan selama ini.
2. Kerahasiaan terjamin karena kamu memiliki kotak pos dari alamat yang sudah di-password.
3. Waktu dan tempat mengirim dan membaca e-mail fleksibel dapat dilakukan kapan dan di mana saja selama bisa terhubung dengan internet.
4. Dapat menyimpan dengan baik setiap informasi atau file yang dianggap penting.
5. Dapat mengirim surat ke beberapa alamat dalam satu kali kirim.
Di samping banyak keuntungan yang didapatkan, ada beberapa kerugian menggunakan e-mail, antara lain sebagai berikut.
1. Kesalahan penulisan alamat dapat mengakibatkan e-mail tidak sampai ke tujuan, sehingga kita dituntut untuk teliti dalam menuliskan alamat e-mail yang dituju.
2. E-mail dapat hilang jika penyedia layanan internet terpaksa menghilangkan atau menolak sejumlah e-mail karena kotak pos sudah penuh.
3. Pada saat lalu lintas jaringan internet padat, dapat pula mengakibatkan e-mail gagal terkirim
4. Komunikasi dapat terhambat jika terlambat membuka e-mail, sehingga dibutuhkan kedisiplinan dalam membuka e-mail.
5. Harus senantiasa menggunakan perangkat teknologi tertentu untuk mengakses internet, jika berada di tempat yang belum tersedia fasilitas tersebut, maka kita tidak dapat mengirim dan membuka e-mail
Komentar
Posting Komentar